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Conociendo el Manual de Funciones, todos sabemos lo que nos corresponde hacer.

Acaba de ser publicada en nuestro sitio Web la nueva versión actualizada del Manual de Funciones de los servidores de la Piloto. Decimos actualizada  porque se le ha realizado es un ajuste  a las nuevas necesidades del servicio público y a las recientes apuestas de servicio de nuestra Biblioteca Renovada.

Vamos a  hablarte de las ventajas que trae para todos conocerlo e interiorizarlo. Un Manual de Funciones actualizado es de enorme relevancia para la institución y sus servidores, al convertirse en una herramienta para la  toma de decisiones y el reordenamiento de la organización en sus diferentes niveles jerárquicos.

Hoy en día se hace más necesario, debido a que  todas las certificaciones de calidad como la (ISO, entre otras ), lo requieren. Recordemos que la Biblioteca está atravesando un sendero hacia su  certificación, así que este proceso de actualizar el Manual de Funciones era  necesario.

El Manual de Funciones es una guía que delimita las características y los alcances de un cargo, sobre todo en nosotros, servidores públicos que no podemos, ni omitir lo que nos corresponde hacer, ni extralimitarnos en nuestras competencias y responsabilidades. Esta guía es de  uso interno y frecuente, minimiza los conflictos entre las  áreas y Procesos;  demarca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden. Además, es el factor fundamental para implementar otros sistemas organizacionales muy efectivos como: evaluación de desempeño, escalas salariales, compromisos laborales, seguimiento laboral, incorporación del talento, entre otros.

Debe estar en constante actualización para adaptarse a los nuevos tiempos, esto permite una mejor selección y facilita el desempeño a los servidores, para armoniza la consolidación de la cultura organizacional.

La descripción de un cargo, en un Manual de Funciones,  consiste en una enumeración de las características, alcances  y responsabilidades que conforman cada uno de los cargos en la entidad, al definir el objeto; asimismo, contiene un recuento de los conocimientos, habilidades, actitudes, aptitudes y experiencia que deberían tener las personas que lo ocupe, esto también porque los Manuales de Funciones ayudan al proceso de incorporación y selección de personal.

Las descripciones de puestos de trabajo ayuda al servidor a conocer el alcance de su responsabilidad  dentro de la organización. Una buena descripción del puesto sirve para una gran variedad de propósitos tanto para el empleador, los servidores y para los candidatos al cargo.

Para los responsables de los equipos y el cuerpo directivo, constituye la posibilidad de saber en  detalle las obligaciones y características de cada puesto. Para los coordinadores les facilita  distinguir con precisión y orden, los elementos que integran cada cargo, para explicar y exigir en forma apropiada las obligaciones del mismo.

A  los servidores  les permite realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones y responsabilidades  y para Talento Humano es básico el conocimiento preciso de las numerosas actividades que se  deben coordinar, si quiere cumplir con su función de estimular la  eficiencia y la cooperación de Procesos y equipos.

Pero ¿Cuáles son las actualizaciones y cambios de esta nueva estructura del Manual de Funciones  de la Piloto? Lo primero que se busca es que las organizaciones sean planas, con pocos niveles, además para que la toma de decisiones sea descentralizada y halla empoderamiento por parte de los servidores, con cargos multifuncionales y amplios; en otras palabras una  planta global.

 

A continuación presentamos 8 beneficios que se pueden obtener de una buena apropiación  del Manual y de Funciones:

  1. Unificar y controlar el cumplimiento de las prácticas de trabajo de acuerdo con el roll o característica del cargo.
  2. Permite documentar el funcionamiento interno en lo relativo a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los cargos responsables de su ejecución.
  3. Sirve de guía en la inducción del puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal.
  4. Ayudar a la coordinación de actividades y a evitar la duplicidad de tareas.
  5. Apoyar el análisis y revisión de las funciones dentro del sistema y orienta en las mejores prácticas para obtener los resultados esperados.
  6. Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del Control Interno y su seguimiento.
  7. Minimizar los riesgos personales, legales e institucionales al cumplir con los parámetros normativos de la institución.
  8. Asegurar la evolución del conocimiento en la medida que se mejoran y actualizan las funciones.

 

Leamos , conozcamos  y apropiémonos  del Manual de Funciones y así sabremos  lo que la Piloto espera de nosotros.


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