Desde adentro

Medición de cargas: en busca del equilibro

Por: admin

13 Mar 2018, 8:58

____ Realizar un diagnóstico para fortalecer la capacidad institucional e identificar las oportunidades de mejora y respuesta frente a nuevos retos para la institución, es lo que permite el estudio o la medición de cargas laborales. Su objetivo principal es redefinir la estructura administrativa, entendida como dependencias y funciones, que actúen en términos de eficacia, eficiencia y efectividad, logrando la satisfacción de las necesidades de la comunidad.
Al finalizar el estudio técnico, que puede ser desarrollados con una variedad de instrumentos: entrevistas, encuestas, la observación, análisis de rendimiento, estadísticas, entre otras; se analizan  los resultados obtenidos para hacer las conclusiones y recomendaciones sobre la asignación de más o menos servidores en un proceso y así plantear una distribución óptima del talento humano en un proceso determinado.

 
Equilibrio para la organización.
Una medición de cargas puede permitirle a la entidad identificar dónde se encuentran los cuellos de botellas o bloqueos del servicio, y así responder mejor a sus usuarios. Nuestro servicio, por ejemplo, puede llegar a tener los suficientes servidores para responder a los procesos misionales pero no para los estratégicos y de apoyo, por ejemplo podemos contar con los servidores para   atender el servicio bibliotecario pero no contar con los suficientes servidores para los servicios generales y de apoyo; lo que podrían representar una baja calidad del servicio por la falta de  áreas limpias o en la no oportuna atención de un daño técnico en la unidad del servicio, ambos, prestar el libro y dar la consulta, resulta ser tan valioso para el usuario, como encontrar en una biblioteca una mesa limpia.
El estudio de cargas laborales, además, puede medir si algunos servidores tienen un exceso de trabajo, lo que puede generar malestar y estrés laboral. Una vez consolidada la información correspondiente y se obtengan resultados reales acerca de la carga laboral de los servidores, se obtendrá el número de personas requeridas para cada proceso, de acuerdo con las funciones a cumplir y, de ser necesarios, el número de cargos a crear. Finalmente se realizan las conclusiones del trabajo y se elaboran las recomendaciones.
La excesiva carga laboral en un puesto de trabajo puede obedecer a diversos factores, entre ellos: nuevas exigencias en los procesos administrativos o nuevos requerimientos por parte de los organismos de estado, adopción de nuevas políticas y nuevos servicios, entre otras.
Las ventajas para los servidores es que puede disminuir algunos factores internos como la fatiga, el estrés y la desmotivación, debido a que no se cuenta con un análisis que soporte el número adecuado de personas, para generar un nivel óptimo de productividad en cada proceso y las condiciones aptas para el desempeño.
Con sus resultados se obtiene una ventaja competitiva para la organización, pues facilita la toma de decisiones administrativas y agrega valor al talento humano, mejorando procesos y minimizando tiempos de espera para los usuarios en un servicio determinado.
Si medimos las cargas lograremos…
Determinar los tiempos estándar para medir los procesos y actividades
Analizar cada puesto de trabajo de conformidad a las responsabilidades y funciones
Identificar los cargos que registran mayor número de responsabilidades, con base en el estudio de método de tiempos y proponer un plan de acción para ajustar el número de funcionarios requeridos dentro de cada proceso.
Beneficios para la comunidad, la entidad y sus servidores:
Equilibrar las funciones de los cargos, responder oportunamente a los requerimientos de la comunidad y mejorar la calidad de vida laboral.
Por lo anterior la medición de cargas laborales servirá como herramienta para sustentar los cambios y ajustar la planta de personal, así, nuestra entidad logrará su equilibrio en el cumplimiento de su misión y la búsqueda de una mayor eficiencia.



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